Approbation des comptes annuels : obligations et délais

Pourquoi approuver les comptes annuels ?

Chaque année, toute société commerciale (SARL, SAS, SCI, EURL, SASU) doit soumettre ses comptes à l'approbation des associés ou actionnaires. Cette obligation légale permet de valider la gestion de l'exercice écoulé, de décider de l'affectation du résultat et de rendre les comptes publics via le greffe du tribunal de commerce.

L'approbation des comptes est obligatoire, même si la société n'a réalisé aucun chiffre d'affaires. Le non-respect de cette formalité expose le dirigeant à des sanctions et peut entraîner une injonction du président du tribunal de commerce.

Chiffres clés

Quel délai pour approuver les comptes ?

La règle des 6 mois

Les comptes annuels doivent être approuvés dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice. Pour une clôture au 31 décembre, l'assemblée générale ordinaire (AGO) doit se tenir avant le 30 juin de l'année suivante.

Demande de prolongation

En cas de difficulté, le dirigeant peut demander une prolongation de délai auprès du président du tribunal de commerce. Cette demande doit être motivée et déposée avant l'expiration du délai initial de 6 mois. La prolongation accordée est généralement de 3 mois supplémentaires.

Les documents à préparer

Pour convoquer l'assemblée d'approbation des comptes, le dirigeant doit réunir :

Comparatif par forme juridique

L'assemblée générale d'approbation

Convocation

Le gérant (SARL) ou le président (SAS) convoque les associés par lettre recommandée ou tout moyen prévu dans les statuts, au moins 15 jours avant la date de l'assemblée. Les documents comptables doivent être joints à la convocation.

Déroulement

L'assemblée se prononce sur :

Procès-verbal

Un procès-verbal d'assemblée doit être rédigé et conservé au siège social. Il consigne les décisions votées et les résultats des votes.

Le dépôt des comptes au greffe

Dans le mois suivant l'approbation, les comptes doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce (consultable sur Infogreffe). Le coût du dépôt est d'environ 6 à 7 euros par voie électronique via le guichet unique INPI.

Documents à déposer

Option de confidentialité

Les micro-entreprises et petites entreprises peuvent demander la confidentialité totale ou partielle de leurs comptes. Seule l'administration fiscale et les autorités judiciaires y auront alors accès.

Sanctions en cas de non-dépôt

Le défaut de dépôt des comptes annuels peut entraîner :

Exemple concret

Sophie dirige une SARL de restauration à Saint-Denis de La Réunion, clôturant au 31 décembre. Son expert-comptable finalise le bilan le 15 mars. Sophie convoque ses deux associés par lettre recommandée le 1er avril pour une assemblée le 20 avril. Lors de l'assemblée, les associés approuvent les comptes, décident de mettre 5 000 euros en réserve et de distribuer 10 000 euros de dividendes. Le procès-verbal est signé le jour même. Sophie dépose les comptes au greffe du tribunal mixte de commerce de Saint-Denis le 10 mai, via le guichet unique INPI, pour un coût de 6,49 euros. Total de l'opération : un peu plus de 6 euros de frais de greffe et le respect de toutes les obligations légales.

Spécificités à La Réunion

À La Réunion, le greffe compétent est le tribunal mixte de commerce de Saint-Denis. Les règles sont identiques à la métropole, mais la TVA applicable aux honoraires d'accompagnement est de 8,5 % (taux DOM) au lieu de 20 %.

Pour toute question sur la création de votre société ou la gestion de vos obligations comptables, Mon Bureau Formalités vous accompagne.

FAQ

Que se passe-t-il si les comptes ne sont pas approuvés dans les 6 mois ?

Le dirigeant s'expose à une injonction du tribunal et à une amende. Il est possible de demander une prolongation avant l'expiration du délai.

Combien coûte le dépôt des comptes au greffe ?

Le dépôt électronique via le guichet unique INPI coûte environ 6 à 7 euros.

Une SASU doit-elle aussi approuver ses comptes ?

Oui. L'associé unique approuve les comptes par décision unilatérale consignée dans un registre des décisions.

Peut-on distribuer des dividendes si la société a des pertes reportées ?

Non. Les dividendes ne peuvent être distribués que sur le bénéfice distribuable, c'est-à-dire le bénéfice de l'exercice diminué des pertes antérieures et des dotations aux réserves obligatoires. Si les pertes reportées absorbent le bénéfice, aucune distribution n'est possible.

Que se passe-t-il si un associé conteste les comptes ?

L'associé peut voter contre l'approbation des comptes. Si la majorité est réunie malgré son opposition, les comptes sont approuvés. L'associé peut ensuite saisir le tribunal de commerce s'il estime que les comptes sont irréguliers ou ne reflètent pas la réalité de la gestion.

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